DPA: Effizienzsteigerung im digitalen Zeitalter

Die Digitale Prozessautomatisierung (Digital Process Automation, DPA), die digitale Technologien zur Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen nutzt, hat sich als wesentliches Werkzeug zur Erreichung dieser Ziele herauskristallisiert. Dieser Artikel untersucht im Detail, was digitale Prozessautomatisierung beinhaltet, ihre Vorteile, zeigt einige Anwendungsfälle und zieht wichtige Erkenntnisse über ihre Auswirkungen auf Organisationen.

Was ist Digitale Prozessautomatisierung (DPA)?

Bevor wir fortfahren, ist es wichtig zu verstehen, was digitale Prozessautomatisierung bedeutet. Einfach ausgedrückt verwendet DPA digitale Technologie, um Geschäftsprozesse zu automatisieren, zu rationalisieren und zu optimieren. Digitale Prozessautomatisierung wird oft als die nächste Generation oder Weiterentwicklung der Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPM) angesehen. Wie BPM konzentriert sich DPA darauf, Prozesse innerhalb einer Organisation zu verbessern, zu rationalisieren und zu digitalisieren. DPA geht jedoch einen Schritt weiter, indem es der gesamten Organisation ermöglicht, intelligente Anwendungen zu entwickeln und all ihre Prozesse zu digitalisieren, was ein stärkeres digitales Erlebnis schafft. Um dies zu erreichen, werden Low-Code-Entwicklungstools verwendet, um Prozesse zu automatisieren, die mehrere Anwendungen umfassen können.

Der Einsatz von Softwareanwendungen und digitalen Tools zielt darauf ab, Aufgaben zu automatisieren, die typischerweise eine Form von menschlichem Eingreifen erfordern, entweder teilweise oder vollständig. Dadurch werden repetitive Aufgaben eliminiert, Fehler reduziert, die Effizienz verbessert und menschliche Ressourcen für strategischere und höherwertige Geschäftsaktivitäten freigesetzt.

Unterschied zwischen Digital Process Automation (DPA) und Business Process Automation (BPM)

Auf den ersten Blick verwenden Digital Process Automation (DPA) und Business Process Automation (BPM) dieselben Technologien, Funktionen und Plattformen. Allerdings unterscheiden sich ihre Ansätze und Hauptziele erheblich. Das Hauptziel von BPM ist die Kostensenkung und die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität durch Optimierung bestehender Prozesse. DPA hingegen konzentriert sich auf die Verbesserung der Benutzererfahrung, die Förderung der digitalen Transformation und die Unterstützung von Innovationen innerhalb der Organisation. Während BPM relevant bleibt, geht DPA einen Schritt weiter, indem sie eine End-to-End-Prozessautomatisierung ermöglicht. Im Gegensatz dazu konzentriert sich traditionelles BPM hauptsächlich auf die Automatisierung von Büroprozessen zur Senkung der Betriebskosten.

Vorteile der Digital Process Automation (DPA)

• Verbesserte Betriebseffizienz: Digital Process Automation beschleunigt Prozesse, indem sie manuelle Aufgaben eliminiert, was zu einer schnelleren, agileren und effizienteren Durchführung von Geschäftsaktivitäten führt. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf komplexere und strategischere Arbeiten zu konzentrieren.

• Geringere Fehlerquote: Durch die Minimierung menschlicher Eingriffe reduziert Digital Process Automation auch Fehler und verbessert die Genauigkeit von Aufgaben, was zu qualitativ hochwertigerer Arbeit führt, indem die Variabilität verringert und die Konsistenz in der Arbeitsqualität erhöht wird.

• Zeit- und Ressourceneinsparung: Die Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, Zeit und Ressourcen zu sparen, indem Aufgaben schneller und mit weniger menschlichem Aufwand durchgeführt werden, was zu erhöhter Produktivität und Rentabilität führt. Sie reduziert die Betriebskosten erheblich, indem sie den Bedarf an manueller Arbeit bei repetitiven und fehleranfälligen Aufgaben eliminiert.

• Verbesserte Kundenerfahrung: Durch die Optimierung von Prozessen hilft Digital Process Automation Unternehmen, schnelleren und hochwertigeren Kundenservice mit kürzeren Reaktionszeiten zu bieten. Dies wirkt sich direkt auf die Kundenzufriedenheit und Markenloyalität aus.

• Skalierbarkeit: Die Aufgabenautomatisierung ermöglicht es Organisationen, größere Arbeitsvolumina zu bewältigen, ohne die menschlichen Ressourcen proportional zu erhöhen. Dies erleichtert die effiziente Anpassung an Veränderungen in der Nachfrage und im Unternehmenswachstum.

• Verbesserte Entscheidungsfindung: Die Implementierung der Digital Process Automation verbessert die Fähigkeit des Unternehmens, fundiertere und strategischere Entscheidungen zu treffen. Durch die Bereitstellung genauer, aktueller Daten unterstützt DPA eine agile und effektive Entscheidungsfindung auf allen Ebenen der Organisation.

Anwendungsfälle der Digital Process Automation

Digital Process Automation kann in einer Vielzahl von Prozessen und Abteilungen innerhalb einer Organisation angewendet werden, einschließlich:

• Dokumentenverwaltung: Automatisierung des Empfangs, Versands, der Klassifizierung und Speicherung digitaler Dokumente, unabhängig von ihrem Format.

• Rechnungsverarbeitung: Automatisierung des Prozesses des Empfangs, der Validierung, der Genehmigung und der Zahlung von Rechnungen verschiedener Lieferanten. Dies kann auch die Bearbeitung von Zahlungserstattungen oder die Ausstellung von Gutschriften beinhalten.

• Personalmanagement: Automatisierung von Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Mitarbeitereinarbeitung und Urlaubsverwaltung.

• Bestandsverwaltung: Automatisierung der Bestandsverfolgung und -auffüllung basierend auf der Nachfrage.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie Digital Process Automation Effizienz in verschiedenen Bereichen einer Organisation transformieren und verbessern kann, wodurch eine strategischere Ressourcennutzung und betriebliche Agilität ermöglicht wird.

Implementierung der Digital Process Automation

Die erfolgreiche Implementierung der Digital Process Automation erfordert einen geplanten und strategischen Ansatz. Hier sind die wichtigsten Schritte, um Sie durch den Prozess zu führen:

• Geeignete Prozesse für die Automatisierung identifizieren: Der erste Schritt besteht darin, Prozesse zu identifizieren, die am meisten von der Automatisierung profitieren. Analysieren Sie bestehende Prozesse, um diejenigen zu finden, die wiederholend, regelbasiert und für die Automatisierung geeignet sind. Berücksichtigen Sie potenzielle Auswirkungen, Komplexität und die Rendite für jeden Prozess.

• Wählen Sie die richtige Technologie: Es gibt verschiedene Digital Process Automation (DPA)-Tools auf dem Markt. Recherchieren, bewerten und wählen Sie Automatisierungstools, die am besten zu den Anforderungen und Prozessen Ihrer Organisation passen.

• Arbeitsabläufe entwerfen und testen: Sobald das Tool ausgewählt ist, entwerfen Sie den Arbeitsablauf, den Sie automatisieren möchten. Definieren Sie die zu automatisierenden Aufgaben, Entscheidungsregeln und -kriterien sowie Integrationen mit anderen Systemen. Führen Sie gründliche Tests durch, um die richtige Funktionalität, Wirksamkeit und Integration mit bestehenden Systemen sicherzustellen und eine Übereinstimmung mit den festgelegten Zielen zu gewährleisten.

• Implementieren Sie schrittweise: Führen Sie die Prozessautomatisierung schrittweise ein, beginnend mit weniger kritischen Prozessen. Erweitern Sie den Umfang, sobald sich die Automatisierung als wirksam erweist und in Ihrer Organisation Akzeptanz findet.

• Schulung und Akzeptanz: Bieten Sie angemessene Schulungen zur Arbeit mit den neuen automatisierten Prozessen an. Fördern Sie eine Kultur der Akzeptanz und kontinuierlichen Verbesserung in der gesamten Organisation, um einen erfolgreichen Übergang sicherzustellen.

• Überwachen und optimieren: Sobald die Lösung implementiert ist, überwachen Sie kontinuierlich ihre Leistung. Nehmen Sie Anpassungen und Optimierungen vor, wenn erforderlich, um langfristige Wirksamkeit zu gewährleisten und die Vorteile zu maximieren.

Zusammenfassung und Schlussfolgerungen

Durch eine korrekte Identifizierung von Prozessen, Nutzung technologischer Ressourcen und eine durchdachte, schrittweise Implementierung, die auf Menschen fokussiert ist, bietet die Digital Process Automation (DPA) eine Vielzahl von Vorteilen. Dazu gehören erhöhte Effizienz, verbesserte Präzision und erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparungen. Nur diejenigen, die sich für die technologische Veränderung entscheiden, die die digitale Prozessautomatisierung mit sich bringt, sind gut positioniert, um in einem zunehmend digitalen und dynamischen Geschäftsumfeld zu konkurrieren.