Office Manager & Team Assistant (m/f/d, 40 - 60%)

Mimacom

Wir bei der Mimacom Flowable Group sind ein international führendes Softwareunternehmen für Digitalisierung und Prozessautomatisierung. Mit massgeschneiderten Softwarelösungen schaffen wir bessere Erlebnisse – sowohl für unsere Kunden als auch für deren Endnutzer. Unser Team von über 500 klugen Köpfen ist überzeugt, dass Technologie unsere Arbeitsweise nachhaltig verbessern kann.

Für unser Team in Bern suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager & Team Assistant (m/w/d) mit einem Pensum von 40-60%.

Your Profile

Bist du ein Organisationstalent mit starken Kommunikationsfähigkeiten und ausgeprägter Detail- und Kundenorientierung? Super! Zusätzlich solltest du außerdem Folgendes mitbringen:

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position.

• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2).

• Erfahrung in administrativen Abläufen, z. B. in Einkauf, Personal oder Office Management

• IT-Affinität & Kenntnisse in MS Office und internen Wissensdatenbanken (z. B. Confluence)

• Bereitschaft, an 3-4 Tagen pro Woche vor Ort im Büro in Bern (Ostring) zu arbeiten

Your Challenge

In dieser Rolle bist du das Herz unseres Büros in Bern und sorgst dafür, dass alles rundläuft – von der Organisation bis zum Wohlfühlfaktor. Zu deinen Aufgaben gehören:

• Office-Management & Infrastruktur: Koordination mit Vermietern und Dienstleistern, Verwaltung von Büromaterial, Sicherstellung einer angenehmen Arbeitsumgebung.

• Mitarbeitersupport & Empfang: Erste Anlaufstelle für interne Anfragen, Betreuung von Besuchern, Post- und Kuriersendungen, Verwaltung von Arbeitsplatzanfragen.

• HR- und Eventunterstützung: Organisation von Mitarbeiterpräsenten und Firmenevents, Pflege von Inhalten im Intranet, Unterstützung bei interner Kommunikation.

• Administrative Aufgaben & Projektunterstützung: Mitwirkung bei internen Projekten, Optimierung administrativer Prozesse, Unterstützung bei Offerten.

Your Chance

Als Teil unseres Teams genießt du eine Vielzahl von Vorteilen, die auf deine Bedürfnisse abgestimmt sind und dir helfen, sowohl persönlich als auch beruflich erfolgreich zu sein. Das erwartet dich bei uns:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Unternehmen

• Ein erfolgreiches, internationales IT-Unternehmen mit Schweizer Wurzeln

• Direkte Kommunikation und Feedback-Kultur, jährliche Leistungs- und Gehaltsgespräche, hoher Qualitätsfokus sowie coole Team-Events

• 25 Urlaubstage pro Jahr (bis zu 30, je nach Betriebszugehörigkeit), eigenes Hardware-Budget