Helvetia es una compañía de seguros orientada a la calidad con más de 150 años de experiencia. Es una de las principales aseguradoras de Suiza y ofrece todo tipo de seguros. Más de un millón de clientes de Helvetia son atendidos por aproximadamente 3.700 empleados en 43 sucursales. Con una amplia gama de productos, Helvetia ofrece todo en un mismo lugar, desde planes de pensiones privados y profesionales hasta seguros de vida e hipotecas, tanto para particulares como para PYMES. Helvetia Suiza pertenece a un sólido grupo que también opera en Alemania, Italia, España, Austria y Francia.
El reto
El objetivo del proyecto era optimizar la gestión de tareas. Para ello era necesario contar con apoyo y desarrollo profesional, así como mejorar las herramientas que ayudan a gestionar las iniciativas y proyectos que requieren cambios en las aplicaciones informáticas.
Helvetia cuenta con decenas de aplicaciones informáticas, que están en continuo desarrollo y mantenimiento. Uno de los retos del proyecto era obtener una visión completa de todas las tareas programadas y en curso. Esto era especialmente difícil porque las tareas siempre se habían gestionado en sistemas separados, por lo que crear una visión general consolidada requería mucho esfuerzo. Pero el mayor reto fue aunar los intereses de los distintos departamentos y partes interesadas, consolidar sus requisitos y determinar los procesos y las funciones y responsabilidades de cada uno para cumplirlos.
La solución
Se llevó a cabo un análisis de la situación, en el que se evaluaron y valoraron diferentes soluciones. Helvetia decidió utilizar la cadena de herramientas de Atlassian, especialmente JIRA y Confluence. Un equipo de proyecto conjunto diseñó los aspectos empresariales y técnicos de la solución, que posteriormente fue implantada por Mimacom. Los grupos de usuarios dieron su opinión en una fase temprana y de forma regular sobre un sistema prototipo, mejorando la solución y haciendo que fuera mejor aceptada. Desde agosto de 2014, Helvetia cuenta con un proceso y herramientas estandarizados para el mantenimiento y desarrollo posterior de las tareas. Cada aplicación se ejecuta como un proyecto independiente en JIRA y activa los cambios en cada trabajo. Esto permite una identificación temprana y, por tanto, una mejor coordinación de los sistemas que deben ajustarse. La claridad sobre los próximos procesos favorece las interacciones entre las unidades de negocio y TI, muestra claramente quién es responsable de qué y crea transparencia sobre el estado de cada trabajo.
Cualquiera que necesite una visión general rápida del estado de los trabajos y de los trabajos programados para cada versión de software puede encontrarla en el cuadro de mandos adaptado a las funciones de cada usuario. La formación modular, respaldada por una plataforma de e-learning, garantizó el éxito de la implantación del proyecto.
Cómo ayudó Mimacom
Mimacom ha apoyado a Helvetia en el diseño, implementación y puesta en marcha de la gestión de tareas con la cadena de herramientas de Atlassian y ha creado la ayuda en línea para procesos, tareas, roles y herramientas. Aplicamos medidas de fomento de la confianza, como la comunicación y la formación, para hacer frente a los retos que conlleva un proyecto de cambio de estas características. Sólo seis meses después de su introducción, el sistema de gestión de tareas ha tenido una amplia aceptación y se utiliza plenamente y se adapta continuamente a las nuevas circunstancias.El apoyo profesional que Mimacom, con sus años de experiencia, ofreció fue un factor clave de éxito para la ejecución de este proyecto.
"La transparencia y el compromiso en nuestra cooperación, junto con una toma de decisiones informada, nos permiten optimizar nuestros puntos fuertes y obtener así el mejor resultado posible."
