La plataforma colaborativa para permisos especiales en las carreteras suizas ofrece a nuestros clientes comodidad de uso y simplifica enormemente el proceso de solicitud. El equipo de proyectos de Mimacom trazó con precisión nuestras necesidades y procesos con Flowable Work.
El reto: la transformación digital en la administración pública
La gestión de los permisos especiales de transporte estaba al límite de sus posibilidades por culpa de procesos probados, pero que ya no estaban actualizados y eran propensos a errores: Las únicas herramientas digitales disponibles eran un formulario web largo y poco intuitivo, el correo electrónico, módulos de texto en Word y generadores de PDF. El proceso manual y dominado en gran medida por el papel también era engorroso para los clientes. Los datos del vehículo y del remolque, como ejes, peso, etc., tenían que copiarse manualmente o volver a introducirse por completo para cada permiso individual. Por ello, la Oficina Federal de Carreteras Suiza decidió aventurarse en la transformación digital con Mimacom. Debía crearse una solución digital integral que guiara a los clientes de forma sencilla a través del registro solicitudes, complejas en muchas ocaciones, de permisos especiales de circulación.
La solución: Procesos digitales eficientes gracias a Flowable Work
Con la plataforma de colaboración digital, FEDRO y los actores involucrados disponen ahora de un sistema de soporte y automatización de procesos altamente digitalizado. Sobre la base de Flowable Work, FEDRO, en colaboración con Mimacom, ha logrado crear una representación realista de los flujos de trabajo que proporciona soporte digital y automatización a lo largo de toda la cadena de procesos para la expedición de permisos.
La plataforma de colaboración online aumenta la eficacia y la comodidad tanto de la administración como de los usuarios finales.
Factores claves del éxito de la plataforma de colaboración
La amplia integración de la plataforma la convierte en el eje central de todos los permisos especiales del tráfico por carretera suizo. Además de las interfaces gráficas de usuario para el personal de FEDRO, la plataforma de colaboración ofrece un servicio web para conectar las oficinas cantonales de tráfico por carretera: Los cantones disponen de una interfaz llave en mano (API) para conectar sus propios sistemas. Opcionalmente, la plataforma de colaboración ofrece una interfaz gráfica de usuario para los cantones hasta que sus sistemas cantonales estén técnicamente integrados.
Ventajas a largo plazo de la solución
La plataforma de permisos especiales se puso en marcha con éxito en junio de 2021. Los empleados de los cantones, en particular, se mostraron muy satisfechos. En los 10 primeros días se tramitaron más de 6.000 solicitudes sin problemas destacables. Además de la nueva experiencia positiva para el usuario y la mayor eficiencia para el cliente, la plataforma también ofrece numerosas ventajas a nivel interno en FEDRO. Simplifica la clasificación de las solicitudes y automatiza al máximo su revisión. La solución permite a todas las partes implicadas gestionar los procesos de aprobación de forma eficaz y sin papel. Todas las partes involucradas tienen siempre claro cuáles son los siguientes pasos y quién tiene que aclarar qué antes de que se conceda el permiso. La mayor transparencia a lo largo de todo el proceso simplifica la comunicación, elimina fuentes de error y aumenta la eficacia en la tramitación de las solicitudes de transporte especial.